毎日の膨大な手入力処理を自動化。
情報の一元化やコスト削減も実現し、劇的な業務改善へ
小谷 洋介 様
中小企業に対してIT・DX化を支援するワンストップなサービスを展開するスターティア株式会社。ITの総合商社として、最先端のIT機器・サービスなどのソリューションを提供しています。
同社は2015年に参入した「光コラボ事業」に関わる日々の煩雑な運用業務を効率化するため、CollaboOneを導入し、効率化だけでなく、情報の一元化やコスト削減も実現しました。
社内の業務改善において、CollaboOneはどのような役割を果たしたのでしょうか。当時、社内全体の業務効率化の推進役を担い、導入を主導してきた管理部の小谷洋介さんにお話を伺いました。
■ 課題
・NTTから毎日受け渡される大量のデータを目視で確認し、手入力するのに大きな負荷がかかっていた。
・光コラボの情報が複数のシステムに分散していたため、知りたい情報にスムーズたどり着けなかった。
■ 決め手
・手動で行っていたデータ処理を自動化できる。
・既存システムとの連携が可能で、分散していた情報を集約できる。
・フォーバルテレコムが提供する光コラボの料金計算システムを既に導入しており、安心感があった。
・業務効率化だけでなく、コスト削減にもつながる。
■ 効果
・毎日行っていた手入力によるデータの処理が一切なくなった。
・光コラボの情報が一元化され、社員全員が情報を検索・閲覧できるようになり、業務全体のスピード感が高まった。
煩雑を極めていたデータの手入力処理
ー CollaboOne導入前に抱えていた課題について教えてください。
最大の課題は、NTTから日々送られてくる膨大なデータの処理でした。
光コラボ事業を開始し、受注が増える一方で、毎日NTTから申し込みや契約周りの情報が複数のファイルで届きます。NTTとの大量のデータのやりとりは業界特有のものなのですが、当社ではそれらをFTPでダウンロードして対象のデータを目視で探し出し、Excelにコピー・ペーストして管理しており、さらに運用していたERPにも必要な情報を手入力していました。手作業のため、毎日のデータ処理に多大な労力がかかり、入力ミスも発生しやすい状況でした。
事業開始からしばらくは、一日100件以上の申し込みがあり、契約者数の増加に伴い、回線の切り替えや開通に必要な情報も増えていきました。そのため、当時は毎日2～3人の担当者が半日かけて処理を行っていました。
また光コラボ事業の情報が、社内で複数のシステムに分散していたことも課題でした。
申し込みや契約周りの情報を管理していたExcelデータは回線手配に関わる担当者しかアクセスできず、営業担当が開通の進捗を知りたい時や、カスタマーサポート担当がお客様からの問い合わせに対応する際は、手配の担当に電話やメールで状況を確認する必要があったのです。こうした状況は業務全体のスピード感を低下させ、特に迅速な対応が求められる顧客サービスにおいては改善が急務でした。
“適材適所のシステム”として導入できる柔軟性が魅力
ー そうした課題を解決するために、どのようなシステムを探していましたか？
当時は新しいシステムを探していたわけではなかったのです。というのも、事業自体が急成長していたので日々の運用業務に追われる状況で、大変だな‥‥と思いながらも具体的な解決策を模索する余裕はありませんでした。こういうものだから仕方がない、と半ば諦めのような状態でしたね。
ー では、どのようなきっかけでCollaboOneの導入に至ったのですか？
同業者であり元々お付き合いのあったフォーバルテレコムさんからご提案を受けたことがきっかけでした。
じつは当社は、光コラボ事業の開始当初からフォーバルテレコムさんが開発された料金計算システムを利用していました。そうした中、営業担当の方が、光コラボのサービス管理に課題を抱えている当社の状況を見かねて、料金計算に加え、毎日手入力していたデータの処理も自動化できる「CollaboOne」をご提案くださったのです。
利用していた料金計算システムは従量制で契約者数が増えるごとにコストが上がっていくものでしたが、CollaboOneは定額制なので、「長期的に見るとコスト削減になる」というお話もいただきました。
我々にとってはまさに渡りに船で、そんなに便利でコスト面でも優れたシステムがあるならぜひ使ってみようと、すぐに導入を決めました。
ー 貴社では、請求書発行や顧客管理など用途に合わせて複数のシステムを運用されてきたそうですね。CollaboOne導入にあたって既存システムとの連携はどのように進みましたか？
これまで運用してきたERPやCRMに、光コラボのサービス管理に特化したCollaboOneを連携させることは導入時の懸念点ではありましたが、フォーバルテレコムさんの的確なご対応のおかげでスムーズに進みました。既存のシステムをフルに生かしつつ、特定のサービス管理に特化した“適材適所のシステム”として導入できる柔軟性は、CollaboOneの魅力の一つです。
2～3人で半日かかっていた毎日の手入力を自動化
ー CollaboOne導入後の業務フローについて教えてください。
光コラボの新規申し込みがあると、最初に必要最低限の契約情報をCollaboOneとERPに登録します。その後、回線の切り替えや開通などの手配が進行していきますが、毎日届くデータはすべてCollaboOneに自動的に取り込まれます。つまり、進捗状況が自動更新されるので、CollaboOneを確認するだけで、光コラボに関する最新の情報が把握できるようになっています。
また、月に一度の料金計算と請求データの作成もCollaboOneで行い、そのデータはCRMやERPに自動的に取り込まれます。これによって、請求書の発行がシームレスに進むようになりました。初期登録さえ正確に行っておけば、あとは自動的に処理が進んでいくという流れですね。
ー CollaboOne導入後、どのような変化がありましたか？
あれほど時間のかかっていた膨大なデータの手入力処理がすべて自動化されて、「本当にこんなことまでできるんだ！」という驚きがまずありました。スタッフからも、日々のデータ処理から解放されたことで「ラクになってよかった」という喜びの声が多く寄せられました。
CollaboOne導入前は、データの手入力以外にも、入力ミスがないかをチェックしたり、手配の進捗状況を逐一確認したりとやることがたくさんあり、Excelのデータベースは常時開いているような状況でした。ところが導入後は、情報の追跡や確認の作業がなくなり、システム自体をほとんど見ないで済むようになったのは大きな変化です。我々の裏側で「CollaboOneが懸命に働いてくれている」と思うと、頼もしい限りですね。
ー 業務効率化の面で、具体的な効果はいかがですか？
導入前は、毎日2～3人で半日かかっていた煩雑なデータの処理が一切なくなりました。自動化されたことで入力ミスもなくなり、業務の品質向上につながっています。
また情報の手入力だけでなく、届いたデータを確認して要旨を取りまとめ、回線手配の担当者に送信する作業にも毎日20分ほどかかっていましたが、それも丸々削減することができました。
さらに既存のシステムとの連携によって光コラボに関する情報が一元化され、二重登録が不要になったことや、情報が社員に自動的に共有される仕組みができたことも大きな改善点です。例えば、営業担当やカスタマーサポート担当がお客様の進捗状況を知りたい時は、CRMで自ら情報を検索・閲覧できるようになりました。これにより、部署間での情報の確認にかかる手間がなくなり、顧客対応のスピードが向上しました。
このように光コラボ関連の工数を大幅に削減できたことによって、空いた時間や人員を他の商品の管理や開発に充てることができています。
手厚いサポートで事業の飛躍を支えた「救世主」
ー 導入前から現在に至るまで、サポート体制は万全でしたか？
はい、サポートにも非常に満足しています。一般的なシステム会社では対応範囲が契約で決まっていて、ビジネスライクで事務的な対応をされることが多いと思うのですが、フォーバルテレコムさんは全く逆で、日々の対応にも人の温かさを感じることがとても多かったです。
例えば、NTTが仕様を変更した際は迅速に対応いただくのはもちろん、我々が光コラボ事業で困ったことがあると、システムとは関係ない部分でも快く相談に乗ってくださっています。
単なるシステム提供者という枠を超え、一緒に光コラボの事業を進めていくパートナーのように手厚くご支援いただいています。我々にとってフォーバルテレコムさんはまさに救世主のような存在ですね。
ー 今後の展望についてお聞かせください。
ここ数年、当社では特に生産性向上に向けた取り組みに力を入れており、デジタル化やペーパーレス化はもちろん、RPAを使った定型作業の自動化など、先端的な技術やシステムを実験的に取り入れ、それらをうまく組み合わせながら効率化を進めてきました。光コラボのサービス管理に特化したCollaboOneもそのうちの一つです。フォーバルテレコムさんには、今後も業務改善につながる新たなツールやシステムをどんどんご紹介いただきたいです。
そして今後も目の前の業務を当たり前と捉えず、「いかに効率化できるか」を常に追求し、社会全体のデジタルシフトの推進に貢献していきたいと思います。
