見積管理システムで、見積書の作成や管理を一元化することは、業務効率の大幅なアップにつながります。また見積書に関する情報を集約することで、営業戦略を見直す事もできます。
ただし見積管理システムの導入を考えてはいるものの、「具体的なメリットがわからない」「どのシステムを選べばよいか分からない」といった悩みもあるはずです。この記事では、見積管理システムを導入するメリットと選び方のポイントを、ご紹介していきます。
目次
見積管理システムとは？
見積管理システムとは、見積業務に関する一連の行程を管理できるシステムです。
従来の見積に関する業務は、「お客様から見積依頼を請け、営業担当者が関係各所に材料費や加工費を確認し、Excelで見積書を作成、印刷したものに上司から承認印をもらい、顧客へ送付、控えは複写物のファイリングやPDFデータで保管する」、このような方法が一般的でした。
一方、見積管理システムは、社内の関係者がオンラインで見積書を確認ができ、顧客にも電子データを見積書の原本として渡すため、紙媒体を必要としません。その他にもさまざまな機能があり、多くのメリットをもたらすシステムです。
見積管理システムの主な機能
見積管理システム主な機能は、次のとおりとなります。
- 複数のデバイスから閲覧・操作
- 顧客へのデータ送信
- 書類の保管や検索
またシステムによっては、次のようなオプション機能も用意しています。
- 利用中の顧客データや受注管理システムと連動できる
- 見積の成約率など、データを可視化できる
- 機能をカスタマイズできる
見積管理システムを導入するメリット
複数の情報を一元で管理ができる
見積管理システムでは、セクションごとや営業担当者ごとで所有していた見積書に関する情報を、一元で管理する事が可能になります。
またモバイル端末に対応しているシステムでは、外出先から見積書にアクセスする事も可能になります。
さらに過去の見積書の検索も容易となり、価格の情報などもスムーズに照合する事ができます。
適切な見積の作成が可能
見積管理システムでは会社として統一したフォーマットで見積を作成するため、必要事項の入力漏れや、金額の間違いなど、ヒューマンエラーの防止にも効果があります。
商談スピードの向上に繋がる
見積管理システムでは見積書を承認するまでの回議をオンラインで行うため、作成から発行までのスピードが大幅に向上します。
ペーパーレス化によるコスト削減ができる
見積管理システムでは書面の確認から顧客への送付まで、PDFファイルを見積書の原本として扱い、印刷やファイリングの行程が不要となる事で、ペーパーレス化によるコストの削減にもつながります。
業務改善分析に繋がる
Excelで作成し管理を行う見積書は、過去分から情報の照合や抽出をすることが困難です。
いっぽう見積管理システムでは、全見積書を対象とした条件検索や情報集計が簡単にできます。成約率や利益率を可視化する事で、営業戦略の力強い味方になります。
見積管理システムの選び方
見積管理システムを選ぶ際のポイントについて、解説します。
業種に適した機能があるものを選ぶ
業種によって、本体費、設置工事費、加工費、製作費、外注費、輸送費、部材費、人月費、オプション費等、見積書を構成する品目は異なります。業種に適した機能を搭載しているか、確認が必要です。
モバイル端末対応のものを選ぶ
モバイル端末対応のシステムでは、外出先でもスマホやタブレットで見積書の提示や作成、送付が可能となります。営業担当者の業務効率が大幅にあがります。
オンプレミス型とクラウド型の違い
オンプレミス型のシステムは、オーダーメイド的に自由な機能設計が可能です。ただし、サーバーの設置等が必要になり、クラウド型と比べてコストは割高となります。
一方クラウド型のシステムは、低コストで導入できますが、機能はある程度テンプレート化されています。
またセキュリティ面においても、オンプレミス型では自社に適したセキュリティ環境の構築が可能です。
一方クラウド型では、セキュリティポリシーはシステム提供事業者に準じるため、それが自社の要件を満たしているか、確認が必要になります。
見積管理専用型か、販売管理一体型か
システムには見積管理のみに特化したものだけではなく、顧客管理から販売まで一体管理できるものもあります。見積書の作成と発行の前後に掛かる、関連業務の量によっては、一体型のシステムも検討する価値があります。
費用対効果で選ぶ
見積管理システムは、機能によって費用も様々です。システムを選ぶ際は、単純な費用の比較だけではなく、機能に見合ってどのくらい見積関連業務が効率化できるか、費用対効果を計る事も大切です。
まとめ
見積業務を見直すだけでも、多くのメリットがあることをご紹介しました。利用中の社内システムと連動させる活用方法や、費用対効果を検討して、見積管理システムを選びましょう。
また販売管理一体型のシステムでは、見積業務だけではなく販売や顧客管理まで管理する事により、さらに会社全体の業務効率がアップし、コスト削減につながります。
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