企業の成長戦略のひとつに「一元管理」があげられます。企業は「人材不足におけるリソースの最適化」「テレワークなど新しい働き方のためのスムーズな情報共有」「複雑化している技術やニーズを把握する洞察」等、様々な課題を抱えています。これらの課題解決には、企業全体で取り組む事を可能とする「一元管理」が有効な手段となります。一元管理すべき経営資源や、一元管理のためのシステムについて解説します。
目次
一元管理とは？
一元管理とは、点在する情報や作業を、ひとつにまとめて管理することを指します。具体的には、「担当者や部署ごとに管理していたデータを集約する」「過去の履歴や付随するデータを集約する」「単一な作業や工程を一連の流れの工程として集約する」ことを指します。一元管理は、経営リソースの有効活用など、さまざまなメリットをもたらします。
一元管理をするべきリソースとメリット
リソースを一元管理することで、企業は経営に重要な戦略の策定判断を、より適切に行う事ができます。
人材データ
現在の、人材の確保が困難な状況では、限られた労働力を活用することが大きな課題となります。全社の人材データを一元管理することで、最適な異動や配置による、人材の活用が可能となります。
受注・製造・在庫データ
製造業では、一元管理により営業と製造の統制が図る事ができます。受注の見通しと製造の数量、現在の在庫数を一元管理し、計画的な製造を行う事で、ムダな在庫を抱えるリスクを回避することが可能になります。
見積・販売・請求・の工程管理
営業に関する見積・販売・請求の工程を一元管理することで、帳票の発行漏れや入金の確認漏れを防止することができます。また一元管理にシステムを用いれば、一度入力した取引情報を再利用する事で、帳票発行の省力化も可能となります。
顧客データ・購買データ
顧客データと購買データは、企業の重要な資源になります。一元管理を行うことで、マーケティング、販売促進、サービス品質の向上、商品開発等、様々な場面に有益な「活きた」情報となります。
一元管理をする前に気を付けておきたいポイント
一方、一元管理のデメリットについてもご紹介します。
従業員の教育
一元管理を導入し、他のセクションと情報の共有と連係を開始することで、新たな業務が発生する可能性があります。また、現状変更に対する従業員の反発も想定されます。
一元管理を始めるにあたっては、新たな業務のマニュアルに留まらず、その目的と目標まで、従業員一人ひとりの理解を深める教育が必要となります。
システム費用
一元管理をシステムで行う場合、導入に伴う初期費用、サーバーやソフトウェアの利用料、保守費用等のコストが発生します。
またシステムを利用する業務に関する、従業員の教育も必要となります。
一元管理にはシステムの導入がおすすめ
一元管理では様々な経営課題が解決できる一方で、部門内外の連係に関する新な業務が発生します。
また、新たな業務をすべて手作業で運用することは、ヒューマンエラーのリスクを伴います。
一元管理の検討にあたっては、こうした問題を軽減するために、合わせてシステムの導入も検討してみてはいかがでしょうか？
