受注管理は、商品の注文から納品までのプロセスを管理する業務です。
複数の手作業で構成される従来の受注管理では、業務効率やヒューマンエラーによる手配ミスなど、様々な課題がありました。
受注管理をシステム化することで、こうした課題は解決する事ができます。
ここでは、受注管理の方法と課題、受注管理システムについてご紹介いたします。
目次
受注管理とは？
受注管理とは、商品の注文から納入までのプロセスを管理することを指します。在庫確認や納期連絡、商品の仕入れ、納入等のプロセスと、それに関連する見積書や仕入伝票、受注伝票、注文請書など、書類作成業務が含まれます。
受注管理における一連の業務内容を解説
受注管理の流れに沿ってそれぞれの業務内容を解説します。
見積書の作成
商品の在庫と仕入納期を確認した上で、単価、数量、金額、発注から納入までの期間、有効期限を明記した見積書を作成します。
注文書の受領と内容の記録
見積内容の合意を得たら、注文書を受領し、その内容を再確認したのち、記録します。この作業には、手配ミスを防ぐための正確性と、納期に見合ったスピードが求められます。
在庫の確認と仕入作業
在庫や仕入納期を再確認します。見積書を作成する際に確認した内容に変化があった場合は、改めて顧客と納期調整を行います。
仕入れを行う場合は、仕入伝票を作成します。
受注伝票の作成
商品や数量、納期、納入先を社内の関係者間で共有する、受注伝票を作成します。
注文請書の作成
注文書の返書となる注文請書を顧客に提出し、注文内容の最終確認を行います。
受注管理の課題は？
受注管理で抱える課題について、解説していきます。
情報伝達のリスク
営業部門と生産部門等、関係者間の情報伝達を電話やメールで行っている場合、手配内容の正確性や納期に見合ったプロセスのスピードが損なわれるリスクがあります。
確認や手配の１日の遅れが、大幅な納期遅延につながる事もあります。
ヒューマンエラーのリスク
複数の手作業で構成される受注管理は、ヒューマンエラーをゼロにする事は困難です。確認漏れや手配ミスは、納入する商品の間違いや納期の大幅な遅延による、注文のキャンセルのリスクを伴います。
書類作成業務
受注管理のプロセスでは、見積書、仕入伝票、受注伝票、注文請書、配送伝票、納品書、請求書、領収書等、多数の書類作成業務が発生します。手作業による受注管理では、こうした書類作成業務にも、前述のヒューマンエラーのリスクが伴います。
受注管理システムを導入するメリット
受注管理システムは、商品の注文や在庫、出荷状況などをオンラインで管理できるシステムです。主な機能とメリットは次のとおりとなります。
プロセスの共有
プロセスが移行する際の、関係者同士が電話やメールで交わしていた申し送り事項と確認事項を、システムで共有する事が可能になります。
注文の確定や商品の入荷をタイムリーにアラート通知する事で、スピーディーに次のプロセスに移行する事ができます。電話やメールによる伝達の遅れを、解消する事ができます。
既往情報を活用した書類作成
見積書の情報を、関係する後続の注文請書や納品書、請求書に、自動的に送り渡すことができます。転記ミスのリスクのない、スピーディーな書類作成が可能になります。
また新たに見積書を作成する際も、過去の取引の検索を行い、その情報を転用する事が可能になります。
プロセスの共有とスピーディーな書類作成で、見積書から納入までの一連の流れに要する時間を、大幅に短縮することができます。
また社内のメリットだけでなく、ヒューマンエラーを解消し、納期の短縮も可能になる事は、顧客満足度の向上にもつながります。
受注管理システムの注意点
受注管理のシステム化には、注意しなければならない点もあります。
コストの発生
受注管理システムを導入する場合、初期費用に加えて保守契約など、ランニングコストが発生します。
受注管理システムは、処理・蓄積できる件数や機能に応じて、価格も様々になります。導入にあたっては必要な機能の洗い出しを十分に行い、使わない機能の「ムダ物買い」を避けるようにしましょう。
導入時の混乱
受注管理システムの導入に伴い、作業手順の変更が発生するともに、今までの手作業が、システムを利用した作業に移行します。手順の混乱やシステムの操作方法の不明、誤操作によるトラブルが想定されます。
導入の初期においては、一旦業務効率が下がる可能性もあります。
取引先ごとの同意
受注管理システムの導入に伴い、見積書、注文書、注文請書、納品書、請求書など、これまでの紙の書類を電子化してオンラインのやり取りに切り替える場合、予め取引先ごとに同意を得る必要があります。
まとめ
受注管理システムの導入は、作業時間の短縮とヒューマンエラーの解消、それに伴う人件費の削減や、納期の短縮による顧客満足度の向上など、様々なメリットをもたらします。
一方で、作業手順の変更や、システム化に伴う社内や取引先の混乱など、新たな課題も発生します。
導入の検討にあたって、コストに見合った成果を得るために、予め解決すべき課題を洗い出してしておくことが重要になります。
