煩雑な受注管理の業務で、「納期管理ができない」「書類の作成に時間がかかる」等、課題を抱える企業は少なくありません。また受注が伸びても、管理業務がそれに対応できなければ、納期の遅延も発生します。
受注管理システムを導入することで、こうした課題は解決する事が可能です。
今回は、受注管理システムのメリットや選定のポイントについて解説します。
目次
受注管理システムとは？
受注管理システムとは、見積作成から納入まで、受注に関する一連の作業を管理できるシステムです。
受注業務は、在庫確認や納期調整、納入など、複数の作業で構成されています。
下表は、受注業務のプロセスの一部となります。
| 見積作成 | 過去の受注状況や提出見積単価、値引き額、取引条件、商品の在庫や仕入納期を確認したうえで、見積書を作成します。 |
| 発注書の受領と内容の確認と登録 | 顧客から発注書を受領し、見積書と内容が相違ないか確認を行い、注文内容や顧客の情報を記録します。 正確性とスピード感が求められます。 |
| 受注伝票作成と商品の仕入れ | 社内の関係部門間で共有する、数量・納期・支払い条件などを記載した、受注伝票を作成します。 また在庫の無い商品については仕入伝票を起こし、発注を行います。 |
| 注文請書の作成 | 発注書の返書となる注文請書を顧客に提出し、注文内容の最終確認を行います。 |
受注業務はプロセスごとに確認作業や連絡、書類の作成などさまざまな手作業が発生します。
受注管理システムは、こうした手作業を自動化する事や、社内の申し送り事項をメールやFAXに替えてシステムで共有する事により、作業時間の短縮、ヒューマンエラーの防止、業務コストの削減等、多くのメリットをもたらします。
受注管理システムを導入するメリット
受注管理システムは、注文内容と在庫の管理、出荷状況の追跡、顧客情報と商品情報の紐づけ、請求書発行、売上管理など、受注業務に必要な機能を一体で提供しています。
ここでは、受注管理システムを導入するメリットについてご紹介します。
見積り作成時間の短縮
受注管理システムでは、蓄積された過去の見積データを参考にした新規見積書の作成が可能となります。顧客情報も反映できるため、見積書の作成時間を大幅に短縮できます。見積のクイックレスポンスにより、顧客満足度の向上にもつながります。
ヒューマンエラーの防止
伝票を一から手作業で作成する事や、プロセスの共有をFAXやメールで行う事は、工数と同時に、ヒューマンエラーのリスクも発生します。
こうした作業をシステム化する事で、作業時間の短縮だけでなく、ヒューマンエラーのリスクも軽減する事が可能になります。
即日の納入手配が可能
在庫確認、納期の連絡、受注伝票の作成等、一連の作業を連係的に処理する事が可能になります。
また、顧客からの発注をWebで受け、連係して在庫をオンラインで確認できる仕組を作れば、即日の納入手配も可能になります。
人件費の削減
帳票の作成やプロセスの共有をシステム化、時間短縮することで、人手不足や時間外勤務の課題を解消することが可能となります。
またヒューマンエラーが少なくなる事は、その確認やリカバリーに要する工数も削減できます。
受注管理システムの導入は、大幅な人件費の削減にも繋がります。
ペーパーレス化によるコスト削減
これまでの紙の帳票の送り受けを、システム導入によりペーパーレス化する事で、書類の印刷や送付に伴うコストの削減が可能になります。
受注管理システムを選ぶ際のポイント
多くの受注管理システムの中から、自社にマッチするものを選定するポイントをご紹介します。
受注業務の分解と洗い出し
受注管理システムは、処理・蓄積できる件数や機能に応じて、価格も様々になります。選定に当たっては、まずは受注業務を作業ごとに分解し、件数や必要とする機能を洗い出しましょう。
導入後に意としなかった手作業が残っている事や、使わない機能を「ムダ物買い」する事を避けるための、重要なポイントとなります。
操作方法と画面
受注管理システムを導入する大きな目的は、受注業務の効率化です。
「操作方法が複雑」「画面の構成が分かりづらい」ものであれば、導入の意義も減少します。検討にあたり、提供事業者のレビューを受ける際は、必ず受注業務の実務担当者も同席させましょう。のちの決定に、その意見を反映させてください。
サポート体制
現状変更となる導入の初期段階では、操作方法の不明や誤操作によるトラブルが想定されます。
手作業からシステムへのスムーズな移行にあたり、操作指導やトラブルシューティング等、サポート体制も選定の重要なポイントとなります。
まとめ
受注管理システムの導入は、作業時間の短縮とヒューマンエラーの防止、およびその成果となる人件費の削減や顧客満足度の向上まで、多くのメリットをもたらします。
一方、選定にあたっては、現在の作業の洗い出し、操作性や画面、サポート体制の確認等、十分な検討が必要となります。
この記事を、最適な受注管理システムの導入にお役立てください。
