2022/10/6

サブスクリプション型ビジネスの請求管理を効率化する方法を解説

近年、急速な広がりを見せるサブスクリプション型ビジネスは、継続利用による利益を生み出すメリットがある一方で、請求業務が複雑というデメリットがあります。

今回は、「サブスクリプション型ビジネスとは何か?」「請求管理業務を効率的に行うポイント」「サブスクリプション型ビジネスに請求管理ツールを使うメリット」などについて解説いたします。

サブスクリプション型ビジネスとは?


サブスクリプションは、サービス・製品の利用期間、もしくは利用量・プランなどに応じて料金が発生するビジネスモデルであり、「継続課金型ビジネス」と呼ばれるものです。

ワンショットで物品やサービスを提供して、それに対して一括で対価が支払われる売買とは異なり、利用契約が続く限り、継続的な売り上げが見込めるというメリットがあります。


サブスクリプション型ビジネスにおける請求管理の課題


金額計算や費用請求方法が煩雑になる

サブスクリプション型ビジネスは、月額の基本利用料が設定され、これにオプションの料金がプラスされるモデルが一般的です。

その料金体系を例にあげると、

  • 基本料金+オプションとして毎月請求される場合
  • 利用した月にのみ料金が発生する場合

などといったように、サービスによって異なります。
オプションが充実しているサービスは利用者にとって嬉しいものです。

しかし、同時に料金が複雑になり、提供する側にとっては、金額計算や請求方法が複雑になってしまうというデメリットも存在します。
請求金額の計算ミスは、クレームの原因になりかねません。


利用状況により請求額が変わるため、請求額を誤る危険性がある

サブスクリプション型ビジネスでは、オプションの利用やプランの変更などにより、請求金額が毎回違うケースもあります。

サービスの利用状況を詳しくチェックでき、正確な請求金額を把握できる管理体制を整えておくことが大切です。


支払いサイクルごとに必ず請求書を発行する必要がある

サブスクリプションは「継続課金型ビジネス」です。

売り切り型の売買とは違い、料金請求の作業が支払いサイクルごと(月額サービスであれば毎月ごと)に必ず発生します。

利用者によって締め日や支払日が異なる場合は、請求業務に煩雑さが増すことになります。

請求漏れや二重請求がないよう、適切な時期に複数人がチェックする体制が求められますが、従業員が少ない企業では、これは非常に実現が難しい要求となります。


サブスクリプション型ビジネスの請求業務を効率化するポイント


手作業による間違いが起こらない仕組みにする

請求の間違いは、企業にとって大きな損失に発展する事があります。

金銭的な損失、利用者からの信頼の喪失、リカバリー作業による業務の圧迫や、これらが重なる最悪の場合では、サービス存続の危機になることもあります。

利用者が増え、請求件数も増えるにつれて、手作業によるミスのリスクも高まります。予め作業フローを構築し、請求業務を仕組み化・効率化する管理体制を強化する事が、ミスを未然に防ぐために重要となります。


営業部門と管理(請求)部門の情報連携

サービスのプラン変更等の情報は、まず利用者からお客様窓口担当部門へ届く事が多いと思います。

その情報が正確に連携されないまま、請求担当部門が請求書を発行してしまうと、請求金額に誤りが生じる事があります。

そうした事態を防ぐために、部門間共通で請求業務に必要な情報を閲覧・確認ができるシステムを利用することで、ミスを減らし、作業を効率化することができます。


エクセルを利用した請求管理のデメリット


小規模なサブスクリプション型ビジネスでは、請求管理にエクセルを利用するケースも少なくないと思います。

特にビジネスの立ち上げ時期等に、請求管理をエクセルで始める事で、起こりがちなミスや、懸念されるデメリットを、以下にまとめました。


計算間違いや請求漏れが発生しやすい

利用者が増加し、サービスが多品目化すると、それに比例して単純に作業量も増加し、また料金計算業務が複雑になる事で、ミスのリスクも高まります。

またエクセルには、請求スケジュールに関するリマインド等の機能がないため、プランの変更や追加の反映が、正しい請求スケジュールから漏れ、結果的に誤った金額の請求が発生するケースも考えられます。


部門間での共有に不備が生じる

利用者の増加やサービスの多品目化等、事業の規模が大きくなると、業務が多量・多様となり、携わる部門が増える事が想定されます。

その際、部門間には確実な情報連携が求められます。

しかし、

  • 利用者情報を上書きした際に、過去の履歴が全部消えてしまった
  • 複数部門・複数人が情報を編集する時のルールが上手く決められず、データが更新されていなかった

など、エクセルの弱点に翻弄されて、情報連携に不備が生じることも考えられます。
こうした不備は、結果的に利用者に対して間違った請求が発生し、サービスの解約を招く原因にもなります。


利用者が増えるに従って、処理に負担がかかる

利用者が増えるにつれて、サーバーやネットワーク環境の容量を圧迫し、エクセルの処理速度が遅くなってしまうことがあります。これは非常なストレスです。
このような環境では、「保存したと思ったらできていなかった」などのミスが発生する事が考えられます。


サブスクリプション型ビジネスにおける請求管理は専用ツールを使うのがおすすめ


サブスクリプション型ビジネスの請求業務のミスや複雑さを解決するには、「請求管理ツール」を利用することをおすすめします。

「請求管理ツール」とは、請求書の発行をはじめ入金状況の確認など、これまで手作業で行っていた業務を、一手に自動化するツールです。
「請求管理ツール」を導入することで、主に以下の課題解決が期待できます。

  • 請求金額の間違えや請求漏れなどの、ヒューマンエラーを減らす
  • 請求関連部門の人手不足の問題を解決
  • 請求業務のチェックに必要な工数の削減
  • 部門間の情報連携の不備を無くす

「請求管理ツール」に一般的に搭載されている機能は、以下の通りです。

  • 請求書作成機能
  • 請求書発行機能
  • 請求データ検索機能
  • 請求書発送機能
  • 郵送代行機能
  • 入金管理、等

これらの機能で業務を自動化する事により、請求業務を低コストで運用することが可能となります。


サブスクリプションビジネスの請求管理に専用ツールを利用するメリット

複雑になりがちなサブスクリプションビジネスの請求管理において、専用ツールを利用するメリットは以下の通りです。


請求漏れ、金額間違いなどのミスを減らし、利用者からの信頼を高めることができる

専用のツールを利用し、請求エラー等がなくなれば、顧客からの信頼性も保つことができ、長く自社のサービスを利用して頂けることにつながります。

結果として、サブスクリプションビジネスのメリットでもある、売り上げの安定性も向上するでしょう。


請求業務の人的リソースを削減し、サービス向上等のプロフィット業務に人員を割り当てることができる

請求業務を自動化し、それまで携わっていた人的リソースを、サービス向上や新機能の企画開発、顧客サポートの充実など、よりプロフィットに直結する業務に割り当てることが可能になります。

結果として利用者と企業の間に、良好なサイクルが生じることになります。


【脱・エクセル管理】専用ツールでサブスクリプションの請求管理をラクに

以上、サブスクリプション型ビジネスの請求管理について解説いたしました。

サブスクリプション型ビジネスを展開する上で、請求管理の煩雑さはつきものです。
しかし、「請求管理ツール」を活用すれば、一気に業務の自動化・効率化を図ることができます。

特に今まで請求業務にエクセルを利用していた企業では、その効果を十分に体感できると思います。
サブスクリプション型ビジネスの請求管理に頭を悩ませている企業にはぜひ、「請求管理ツール」の導入をおすすめします。

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