「サブスク管理」とは、サブスクサービスに関する一連の、顧客管理や営業管理、売上計算や請求等の業務を指します。
サブスク管理にシステムを導入すると、煩わしい業務を自動化できるため、効率的なサブスクサービスの提供が期待できます。
この記事では、「サブスク管理」「サブスク管理システム」とはどのようなものか、管理方法や注意点などについてまとめました。
効率的なサブスク管理で、サブスクビジネスを成功させたいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
サブスク管理とは？
サブスク管理（サブスクリプション管理）とは、サブスクリプション型ビジネスに関連する業務を管理することです。例えば、顧客情報・契約情報の管理や請求管理などが該当します。
サブスクの利用状況や料金は、顧客により異なるため、人の手で管理するには限界があります。契約人数が増えるほど業務過多になり、請求漏れなどの人的ミスが起こるリスクも高まっていきます。
そこで注目されているのが、サブスク管理システムです。サブスク管理システムは、契約内容や毎月の利用状況から請求金額を計算して、請求書を自動的に作成し、顧客に通知できるため、業務を効率化することが可能です。
また、人員削減にもサブスク管理システムの活用が有効です。例えば、請求管理機能と顧客管理機能の両方を備えたサブスク管理システムであれば、経理業務の負担を削減できます。さらには、ヒューマンエラーを減らすことで、確認やリカバリーに要する時間や手間も削減できます。
サブスク管理の方法一覧とおすすめの管理方法
サブスク管理の方法には以下のようなものがあります。
- エクセルなどの表計算ソフトを使って管理する方法
- サブスク管理システムを使った管理方法
どちらをおすすめするかは、サブスク管理を行うサービスの規模によって異なります。
以下で、理由も含めて見ていきましょう。
エクセルなどの表計算ソフトを使って管理する方法
小規模なサービスのサブスク管理を行う場合は、エクセルなどの表計算ソフトの使用をおすすめします。
表計算ソフトを利用すれば、サブスク管理システムの導入費用は発生しません。
また、表計算ソフトの知識が豊富であれば、自由に管理項目を設定することも可能です。
ただし、エクセルなどの表計算ソフトでサブスク管理を行っている場合、管理項目や件数が増えてくると、作業に多くの時間と手間がかかります。
その場合は、導入コストや運用コストをかけても、サブスク管理システムを用いた方が良いでしょう。
サブスク管理システムを使った管理方法
数多くの顧客を持つ企業や、エクセルなどの表計算ソフトを用いたサブスク管理に限界を感じている方には、サブスク管理システムの利用をおすすめします。
サブスク管理システムを利用すると、登録した顧客情報や契約内容などが一括管理できます。
また、登録情報に基づいて売上計算や請求処理の作業が自動化されるのも、メリットの1つです。
サブスク管理システムには、スマホに対応しているものもあります。
スマホなら、ネット環境が整っていれば、社外からでも管理情報を確認できます。これによりきめ細かなサブスク管理が可能になります。
サブスク管理をする上で必須の項目とは？
サブスク管理をする上で、必要な項目についてご紹介します。
紹介する項目は、エクセルなどの表計算ソフトを使って管理をすることもできます。
ただし人の手で入力すると、手間と時間がかかるばかりでなく、誤った入力や情報の見間違いなど、人的ミスがどうしても起こります。
人の手に代わってサブスク管理システムを利用すれば、正確に管理できます。
受注内容
- 顧客がいつ、どのプランで申し込んだか
- 営業担当は誰か
- 決済方法は何か 等
受注内容は必ず管理するべき情報です。
この情報を元に、毎月の請求や、売り上げの管理などを行うため、申込や注文が入った段階で、正確に管理してください。
受注内容を一元管理するなら、サブスク管理システム「CollaboOne」がおすすめです。CollaboOneは契約者や請求先、支払い方法などを一元管理できるため、顧客対応の効率化を実現します。
また、対応履歴や顧客情報の変更履歴を記録・管理できるのも強みです。月の途中で契約内容や請求先が変わっても、変更情報を取りこぼすことなく円滑に業務を遂行できます。
顧客情報や契約の内容
顧客情報や契約内容は、事業に関する重要な機密情報であり、細心の注意を払って管理すべき項目です。
顧客情報や契約の内容は、人の手で管理すると情報漏洩等、人的なミスに繋がりますが、このような情報は、サブスク管理システムでは安心安全に管理できます。
顧客情報と契約内容を管理してヒューマンエラーを防止したいなら、サブスク管理システム「Scalebase」をチェックしてみてはいかがでしょうか。顧客ごとの契約情報を細かく管理できるため、顧客のニーズに合わせた営業も可能です。
また、契約情報をもとに請求金額を自動計算したり、請求書の発行・送付をおこなったりして業務の効率化も目指せます。
売上データ
顧客情報や契約の内容を元に、売上データを管理する必要があります。
売上データは、請求処理に不可欠なものであり、また今後のサービス向上・拡大や投資金額の検討等、事業計画に影響を与えるものでもあります。サブスク管理システムであれば、売上管理と他の業務との連携が、容易に可能となります。
顧客数や売上高をわかりやすく表示したいなら、サブスク管理システム「KaKing」に注目です。グラフィカルで整頓されたダッシュボードにより、全体の利用状況や変動を迅速に把握できます。
代理店へアカウントを提供することで、プラットフォーム1つで複数の代理店を管理できるのもメリット。合算売り上げもダッシュボードでタイムリーに確認できます。
請求データ
売上データに基づいた請求処理の内容も、管理すべき項目となります。
サブスク管理システムで管理を行えば、請求に関するお客様からの問い合わせに、迅速かつ正確に対応できます。
サービス解約に繋がりやすい請求に関する問題も、サブスク管理システムの活用でトラブルのリスクを減らせます。
決済情報と顧客管理を紐づけて管理したいなら、サブスク管理システム「サブスクペイ」がおすすめです。クレジットカード決済のほか、銀行振込やバーチャル決済、コンビニ決済など多様な決済システムを採用しているのが強みです。
また、セキュリティの安全性が高いのも魅力でしょう。提供元のROBOT PAYMENTは、決済代行会社として「20年以上セキュリティ面での事故がない」と謳っています。
利用率・解約率などの指標
顧客のサービス利用率や解約率・月間および年間の収益等は、サービスの向上や拡大、投資等、事業計画の立案に不可欠な指標です。
サブスク管理システムでは売上データから、簡単にこれらの指標を算出・可視化でき、精緻な事業計画の立案に大きく貢献します。
収益や解約数といった指標をわかりやすく可視化したいときは、サブスク管理システム「ソアスク」が適しています。契約開始日や更新日、契約に関する商談情報などがタイムラインで表示されており、顧客の動向が一目でわかります。
また、契約更新の手続き・案内を自動でおこなってくれるのもポイント。継続顧客の取りこぼしをなくしたり、顧客に向けたアップセルの提案をしたりすることも可能です。
サブスク管理システムを使う上で必要な機能
続いて、サブスク管理システムに、欠かせない機能について説明します。
顧客情報や契約内容を一元管理できるか
サブスクビジネスには、顧客情報や契約内容の管理が欠かせません。
顧客情報と契約内容が一元管理できないと、プランの変更やオプションの追加があったとき、請求書に正確な料金を反映できないリスクがあります。
また、顧客からの問い合わせがあったときに、適切な顧客対応ができないかもしれません。結果として、顧客からの信用低下を招き、サービス解約につながる可能性すら考えられます。
サブスク管理システムで一元管理を行えば、いつでもこれらの情報を確認でき、顧客対応や事業計画の立案に活用できます。
外部サービスと連携できるか
サブスク管理システムが、外部サービスと連携できることも欠かせない機能です。
サブスクビジネスでは、会計システムやCRM、SFAなどの複数のサービスを利用して運用する場合があります。
その場合、サブスク管理システムが外部サービスと連携できないと、業務効率が悪くなる可能性があります。
サブスク管理システムの導入にあたっては、現在利用しているサービスと連携が可能か、十分に確認を行ってください。
決済手段が連携・管理可能か
サブスクサービスにはさまざまな決済手段があります。
クレジットカード決済や銀行振込など、顧客の要望に応えて柔軟に対応できることが必要です。
サブスク管理システムが、決済手段との連携・管理ができない場合、顧客を取り逃がしてしまうかもしれないので注意しましょう。
請求書を自動的に発行できるか
請求内容や発行日を管理しておき、自動的に顧客に請求書の電子データを発行する機能は、業務効率化を目指す上で欠かせない機能といえます。
電子帳簿保存法の改正により、請求書などの電子データは電子保存が義務化されました。そのため、電子帳簿保存法に対応した請求管理ができるかどうかも、注目したいポイントとなります。
また、紙の請求書を希望する顧客に向けて、ワンクリックで発行手続きが取れる機能があると、より便利です。
サブスク管理をする際に気をつけるべき点
サブスク管理の際に気をつけるべき点を解説します。
特に、サブスク管理システムを導入して業務効率化を図りたいと考えている方は、是非ご覧ください。
効果が導入コストに見合わないことがある
サブスク管理システムを導入する場合、管理するサービスの規模によっては、効果が導入コストに見合わないことがあります。
導入前に、サブスク管理システムが本当に必要か、しっかり検討してください。
各種サブスク管理システムには、それぞれ特徴があり、利用できる機能も様々です。
比較を行い、無料トライアルなどを活用した上で、提供するサービスに適したサブスク管理システムを導入するようにしましょう。
サブスク管理で対処できない問題がある
サブスク管理システムは、複雑なサブスクサービスを管理するために導入します。しかし、サブスクビジネス自体の歴史が浅いため、予期せぬ問題が発生する場合があります。
サブスク管理システムを用いて解決しようとしても、対応できない場合があることを理解しておきましょう。
サブスクビジネスの管理はポイントを押さえて取り組もう
サブスク管理システムは、サブスクサービスに関する一連の業務の一元管理を可能とします。
スマホで操作できるものでは、ネットワークにアクセスできる環境であれば、いつでもどこでもサブスクビジネスに必要な情報を確認できます。
これによって、競合相手より効率的なサブスク管理が実現可能です。
ただし、顧客情報の件数などの規模によって、サブスク管理システムのコストが勝り、満足する効果が得られない可能性もあります。
現在の提供サービスにサブスク管理システムが本当に必要か、導入にあたっては十分に検討しましょう。
