サブスク管理とは、サブスクサービスに関する一連の、顧客管理や営業管理、売上計算や請求等の業務を指します。
サブスク管理にシステムを利用すると、煩わしい業務を自動化できるため、効率的なサブスクサービスの提供が期待できます。
この記事では、「サブスク管理」「サブスク管理システム」とはどういうものか、管理方法や注意点などについてまとめました。
効率的なサブスク管理で、サブスクビジネスを成功させたいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
サブスク管理とは？
サブスク管理（サブスクリプション管理）システムでは、サブスクに関する業務を一元管理する事ができます。
サブスクの利用状況や料金は、顧客により異なるため、人の手で管理するには限界があります。
サブスク管理システムを導入すると、契約内容や毎月の利用状況から請求金額を計算し、請求書を自動的に作成、顧客に通知する事ができます。
それによって請求漏れ等の人的ミスを防げるのも、サブスク管理システムの特徴の1つです。
サブスク管理の方法一覧とおすすめの管理方法
サブスク管理の方法には以下のようなものがあります。
- エクセルなどの表計算ソフトを使って管理する方法
- サブスク管理システムを使った管理方法
どちらがおすすめなのかは、サブスク管理を行うサービスの規模によって異なります。
なぜなのか、理由も含めて見ていきましょう。
エクセルなどの表計算ソフトを使って管理する方法
小規模なサービスのサブスク管理を行う場合は、エクセルなどの表計算ソフトの使用をおすすめします。
エクセルを利用すれば、サブスク管理システムの導入費用は一切発生しません。
また、しっかりしたエクセルの知識があれば、自由に管理項目を設定する事も可能です。
ただし、エクセルなどの表計算ソフトでサブスク管理を行っている場合、管理項目や件数が増えてくると、作業に膨大な時間と手間がかかります。
その場合は、導入コストや運用コストをかけても、サブスク管理システムを用いた方が良いでしょう。
サブスク管理システムを使った管理方法
数多くの顧客を持つ企業や、エクセルを用いたサブスク管理に限界を感じている方には、サブスク管理システムの利用をおすすめします。
サブスク管理システムを利用すると、登録した顧客情報や契約内容などが一括管理できます。
また、登録情報に基づいて売上計算や請求処理の作業が自動化されるのも、メリットの1つです。
多くの顧客を持つ企業や管理する情報量が多い場合は、コストをかけてもサブスク管理システムを利用する事をおすすめします。
サブスク管理システムには、スマホに対応しているものもあります。
スマホなら、ネット環境が整っていれば、社外からでも管理された情報を確認することができます。よりフレキシブルなサブスク管理が可能になります。
サブスク管理をする上で必ず管理すべき項目とは？
サブスク管理をする上で、必要な項目についてご紹介します。
紹介する項目は、エクセルなどの表計算ソフトを使って管理をすることもできます。
ただし人の手で入力すると、手間と時間がかかるばかりでなく、誤った入力や情報の見間違いなど、人的ミスがどうしても起こります。
人の手に替り、次項で挙げる定型的な項目は、サブスク管理システムを利用すれば正確に管理できます。
サブスク管理システムには、スマホで使えるものも数多くあるので、エクセル管理に比べると、大幅な業務効率化が期待できます。
受注内容
- 顧客がいつ、どのプランで申し込んだか
- 営業担当は誰か
- 決済方法は何か 等
受注内容は必ず管理するべき情報です。
この情報を元に、毎月の請求や、売り上げの管理などを行うため、申込や注文が入った段階で、正確に管理してください。
顧客情報や契約の内容
顧客情報や契約内容は、事業に関する重要な機密情報であり、細心の注意を払って管理すべき項目です。
顧客情報や契約の内容は、人の手で管理すると情報漏洩等、人的なミスに繋がります。
このような情報は、サブスク管理システムでは安心安全に管理できます。
売上データ
顧客情報や契約の内容を元に、売上データを管理する必要があります。
売上データは、請求処理に不可欠なものであり、また今後のサービス向上・拡大や投資金額の検討等、事業計画にも影響を与えるものでもあります。サブスク管理システムならば、売上管理と他の業務の連携が、容易に可能となります。
請求データ
売上データに基づいた請求処理の内容も、管理すべき項目となります。
サブスク管理システムで管理を行えば、請求に関するお客様からの問い合わせに、迅速かつ正確に対応する事ができます。
サービス解約に繋がるリスクが高い、請求に関するトラブルも、サブスク管理システムを利用する事で減らす事ができます。
利用率・解約率などの指標
顧客のサービス利用率や解約率・月間および年間の収益等は、サービスの向上や拡大、投資等、事業計画の立案に不可欠な指標です。
サブスク管理システムでは売上データから、簡単にこれらの指標を算出・可視化でき、精緻な事業計画の立案に大きく貢献します。
サブスク管理をシステムを使って行う上で必要な機能
サブスク管理システムに、欠かせない機能について説明します。
顧客情報や契約内容を一元管理できるか
サブスクビジネスには、顧客情報や契約内容の管理が欠かせません。
最も必要な機能は、顧客情報や契約内容の一元管理です。
サブスク管理システムで一元管理を行えば、いつでもこれらの情報を確認でき、顧客対応や事業計画の立案に活用する事ができます。
外部サービスと連携できるか
サブスク管理システムが、外部サービスと連携できることも欠かせない機能です。
サブスクビジネスでは、複数のサービスを利用して運用する場合があります。
その場合、サブスク管理システムが外部サービスと連携できないと、業務効率が非常に悪くなる事があります。
サブスク管理システムの導入にあたっては、現在利用しているサービスと連携が可能か、十分に確認を行ってください。
決済手段が連携・管理可能か
サブスクサービスにはさまざまな決済手段があります。
クレジットカード決済や銀行振込など、顧客の要望に応えて柔軟に対応できることが必要です。
サブスク管理システムが、その決済手段との連携や、管理ができない場合、顧客を取り逃がすことになるので気をつけましょう。
また、決済手段との連携機能と、管理機能の両方を備え、連携が可能なサブスク管理システムでは、経理業務負担も削減できます。
請求書を自動的に発行できるか
請求内容や発行日を管理しておく事で、自動的に顧客に請求書の電子データを発行する機能は、電子帳簿保存法に対応する上で、発行側にとっても受領側にとっても、サブスク管理システムには欠かせない機能といえます。
また、紙の請求書を希望する顧客に向けて、ワンクリックで発行手続きが取れる機能があると、より便利です。
サブスク管理をする際に気をつけるべき注意点
サブスク管理の際に気をつけるべき注意点を解説します。
特に、サブスク管理システムを導入して業務効率化を図りたいと考えている方は、是非ご覧ください。
導入費用や運用費などがコストに見合わないことがある
サブスク管理システムを導入する場合、管理するサービスの規模によっては、効果が導入コストに見合わないことがあります。
導入前に、サブスク管理システムが本当に必要か、しっかり検討してください。
各種サブスク管理システムには、それぞれ特徴があり、利用できる機能も様々です。
比較を行い、無料トライアルがあるものはそれを活用した上で、提供するサービスに適したサブスク管理システムを導入するようにしましょう。
サブスク管理で対処できない問題がある
サブスク管理システムは、複雑なサブスクサービスを管理するために導入します。
ただしサブスクビジネス自体の歴史が浅いため、予期せぬ問題が発生する場合があります。
サブスク管理システムを用いて解決しようとしても、対応できない場合があることを理解しておきましょう。
サブスクビジネスの管理はポイントを押さえて取り組もう
サブスク管理システムは、サブスクサービスに関する一連の業務の一元管理を可能とします。
スマホで操作できるものでは、ネットワークにアクセスできる環境であれば、いつでもどこでもサブスクビジネスに必要な情報を確認できます。
これによって、競合相手より効率的なサブスク管理が可能となります。
ただし、顧客情報の件数などの規模によって、サブスク管理システムのコストが勝り、満足する効果が得られない可能性もあります。
現在の提供サービスにサブスク管理システムが本当に必要か、導入にあたっては十分に検討するようにしましょう。
